Tout l'email est le même - Est-ce pas?

Une des questions que je me pose maintes et maintes fois est: «Comment puis-je faire mon PDA (Windows Mobile ou iPhone) synchroniser avec mon PC?" - Eh bien, il s'agit de la plate-forme ayant droit à la première place alors le problème devient une question facile à résoudre. La plupart des gens posent cette question ont de messagerie POP et c'est généralement la raison pour laquelle les choses ne fonctionnent pas pour eux.

La réponse que je donne toujours lorsqu'on lui a demandé cette question est "Vous avez besoin d'échange» - rien ne vaut avoir le plein contrôle de vos e-mails et aussi la capacité d'y accéder dans de multiples endroits (PC, ordinateur portable ou PDA). Traditionnellement les entreprises seules capables d'avoir leur propre serveur (s) Exchange et pourrait avoir cet usage restreint aux entreprises d'une certaine taille, habituellement 8-10 utilisateurs ou plus. Ainsi, les petites entreprises ont choisi POP3 en raison d'un manque d'accès à Exchange et pour être honnête parce que le courrier POP est simplement de gérer et de configurer. Vous pouvez avoir vos e-mails directement sur votre Outlook ou Outlook Express en quelques minutes - la mise en place POP3 n'a pas besoin d'experts sais pas comment.

Toutefois, Exchange est une option commerciale beaucoup plus conviviale et est maintenant disponible dans «Hosted Exchange» via versions standards des fournisseurs d'hébergement tels que 1and1 et Fasthosts. quelques-unes des raisons pour lesquelles vous devriez envisager un déménagement vers Exchange sont indiquées ci-dessous:

Accès complet à la boîte
À tout moment, n'importe où l'accès à partir d'emplacements multiples et / ou clients via Outlook Web Access (accès à vos e-mails via le web). Avec POP3, lorsque vous téléchargez des messages à votre boîte aux lettres, ils sont stockés sur votre PC local et supprimés du serveur de l'entreprise d'accueil. Cela signifie que vous ne parvenez pas à afficher le message d'ailleurs. Avec Exchange vous affichez une version centrale de votre courriel afin que partout où vous regardez cette version, que ce soit sur votre PC, ordinateur portable ou un PDA, le statut est le même e-mail.

Partage et Collaboration
La seule chose qui prend plus de temps que d'assister aux réunions est la planification et les programmer! Lorsque vous utilisez Exchange avec Outlook, vous pouvez rapidement et facilement vérifier la disponibilité des collègues de travail, salles de conférence et des ressources partagées en affichant plusieurs calendriers côte à côte. Pas plus traquer les gens et faire le suivi des réponses. Utilisation d'Exchange, vous pouvez également partager n'importe quel dossier de votre boîte aux lettres et tous les fichiers dans vos dossiers publics. La quantité de temps économisé par l'augmentation de la productivité rend facilement pour le prix d'échange. Avec POP3, il n'ya pas de partage et de collaboration.

Dossiers publics
Au lieu d'avoir plusieurs copies d'e-mails, des modèles, des photos etc .. un dans chaque boîte aux lettres, vous pouvez stocker tous dans les dossiers publics fois - économiser une énorme quantité d'espace de stockage ..... et l'accès à d'autres utilisateurs et du personnel.

Sauvegardes
C'est le biggie! Jusqu'à 70% de vos données d'entreprise est dans Outlook. Avec Exchange, une copie de toutes vos données sont stockées sur votre ordinateur local et un autre exemplaire reste sur le serveur. Si votre ordinateur tombe en panne, la configuration d'un nouvel ordinateur avec les informations boîte aux lettres existante apportera toutes les données, une fois perdu redescendre dans son intégralité .... vers le nouvel ordinateur. Cette option n'existe pas si vous utilisez POP3. Si vous perdez vos données, vous perdez vos données. C'est tout!

La synchronisation avec les périphériques mobiles
Vous pouvez accéder à vos e-mails, contacts et calendrier de votre iPhone et Windows Mobile Devices. Synchronisation complète ne se produit pas avec un serveur POP3 et tout ce que vous obtenez sont des messages téléchargés sur votre PDA puis retiré de la source. Exchange permet une synchronisation sans fil 2-way sur les e-mails, calendriers et tâches si vous téléchargez un message sur le PDA, lisez-le puis réponse, le message est affiché comme lus sur votre PC et la réponse que vous avez envoyé à partir du PDA est montré dans les éléments envoyés sur votre PC. Brilliant!

Exchange est le moyen de résoudre la plupart des problèmes liés à la gestion des courriels PME. C'est maintenant à un prix et le niveau qui peut être adoptée par n'importe qui d'un utilisateur vers le haut alors peut-être qu'il est temps de repenser votre politique de configuration de la messagerie?...